Análisis de Gestión Administrativa (AGAD) o Auditoria Administrativa

27 de septiembre de 2010

Se refiere de acuerdo al análisis y apreciación del Dr. José Ruiz Roa al: "examen de la estructura administrativa o de sus componentes, para evaluar el grado de eficiencia y eficacia con el cual se están cumpliendo la Planificación, la Organización, la Dirección, la Coordinación, la Ejecución y el Control de los objetivos trazados por la empresa, para corregir las deficiencias que pudieran existir, tendiendo al mejoramiento continuo de la misma, optimizando la productividad hasta lograr la calidad total y su control, mediante la mejor utilización de los recursos disponibles, conforme a procedimientos encuadrados dentro de normas y políticas de la verdadera administración". (1)Por su parte Franklin, indica que: "la auditoria administrativa es la revisión análitica total o parcial de una organización con el propósito de precisar el nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable". (2)

Se puede apreciar entonces como este resulta en un tema con plena vigencia, el cual debe ser del dominio del gerente de hoy, en el sentido de concientizar como marcha la organización desde un punto de vista global.

Objetivo del AGAD

En un sentido general, se orienta a la corrección de deficiencias en la organización empresarial y producir mejoras en el funcionamiento administrativo, para optimizar los tiempos, costos y alcanzar la calidad deseada.

Etapas del AGAD

El AGAD o Auditoria Administrativa presenta una etapa inicial de planificación, en la cual se lleva a cabo la reunión respectiva con la alta gerencia de la organización objeto del AGAD. Posteriormente se realiza el examen preliminar que incluye el recorrido por las instalaciones de la empresa, la aplicación de los cueationarios y las entrevistas de rigor. Asimismo se debe contemplar lo relativo al examen del control interno determinándose las áreas críticas para proceder de ésta forma a llevar a cabo el examen en profundidad de las áreas que de acuerdo a los análisis previos presentan dificultad, independientemente del grado de dificultad que las afecte. Por último se extraen las conclusiones y recomendaciones que se presentarán con el Informe final.

Programa general para desarrollar un AGAD


1.- Constitución de la empresa: se verifica toda la documentación legal de la empresa para extraer los aspectos de mayor importancia.
2.- Posición de la institución: que ocupa en el ámbito nacional e internacional.
3.- Organización: estructura general por divisiones y departamentos.
4.- Objetivos, planes y políticas: se determina que estén definidos claramente y de forma precisa.
5.- Finanzas: se verifica el cumplimiento de la programación prevista.
6.- Control: se verifica la existencia de controles y frecuencia de elaboración.
7.- Recursos humanos: se verifica las políticas de personal y el manejo del mismo.
8.- Medios físicos: determinación de los medios físicos existentes y la razonabilidad de la inversión realizada en este sentido.


Informe final del AGAD

En principio este debe presentar como características fundamentales: ser oportuno, conciso, simple y claro de entender, con el mayor grado de exactitud, constructivo, útil para la toma de decisiones, basado en evidencias e integral en cuanto a su contenido.
La estructura general de dicho informe debe contemplar: Síntesis, Objetivos, Elementos técnicos considerados, Procedimientos aplicados, Observaciones, Propuestas, Colaboración del personal de la empresa y Anexos.


Héctor Varela

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Fuentes:
(1) Ruiz Roa, J. (2007). Fundamentos para el análisis de gestión administrativa. Editorial PANAPO. Caracas - Venezuela
(2) Franklin, E. (2001). Auditoria administrativa. Editorial McGrawHill. México



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El Poder del Marketing en Internet

13 de septiembre de 2010

Un poco de Historia
Un sistema de redes que en principio constituía un medio exclusivo del departamento de defensa de los Estados Unidos y que luego a través del proyecto ARPANET permitió a investigadores su uso para fines científicos, fue evolucionando hasta que en el año 1991 aparece la red mundial extendida (World Wide Web) en el Laboratorio Suizo de Investigación en Física de Partículas, que fue en definitiva la que permitió la consolidación del proceso de privatización de los troncos principales de las redes interconectadas (Internet) en Estados Unidos en el año 1995, lográndose con ello el interés comercial que un medio de magnitudes mundiales permitiría.

Oportunidad para las estrategias de Marketing
Se presenta así una oportunidad valiosa para la disciplina del marketing, que también ha ido adaptándose a los constantes cambios en las necesidades y deseos de los consumidores, evolucionando desde aquel enfoque exclusivo en la producción, pasando por la orientación hacia las ventas, orientación hacia el mercado y su análisis como un todo, hasta llegar al marketing especializado en segmentos e individuos que existe en la actualidad. En este punto es importante resaltar el poder que las nuevas tecnologías han tenido y de allí la importancia de analizar la combinación de todos los recursos de la informática con el marketing, la investigación de mercados, la publicidad y las ventas, para realizar de forma dinámica la comercialización de productos o servicios sin importar el sitio donde se encuentren las personas, ni la hora en que se realicen las compras.
Puesta en marcha de una Página Web

Internet es un medio que guarda muchas semejanzas con la televisión, la prensa, radio y otros. Creer que con sólo publicar una página Web ya se está llegando al público objetivo o target es erróneo. Una página Web bien concebida es el equivalente a la producción de un anuncio para televisión, o el arte gráfico que será publicado en un medio impreso y es por ello que lo realmente importante es tener presente en todo momento cuanta gente verá el anuncio o página Web en este caso.

Estrategias de Marketing por Internet
- El espacio: En Internet es ilimitado y barato, por su parte en el marketing tradicional es una mercancía que el usuario puede comprar, y suele ser costoso.
- El tiempo: Es lo que el consumidor gasta o pasa visitando la página Web, en el marketing tradicional es caro y limitado, teniendo el usuario un espacio muy corto para dar su mensaje.
- Creación de imagen: Internet permite crear la imagen necesaria basada en tanta información como el consumidor necesite para construir su decisión de compra. En el ámbito tradicional las imágenes son lo primordial, la información queda en un nivel secundario.
- Dirección de la comunicación: En Internet la interactividad marca la pauta, la comunicación es bidireccional. Por su parte en el marketing tradicional la comunicación es pasiva, no hay una respuesta directa.
- Llamada a la acción: En Internet las respuestas están basadas en la información, los consumidores buscan respuestas específicas. En el marketing tradicional las respuestas están basadas en llamamientos a las emociones y sentimientos de los consumidores, con poderosos incentivos.

Mixtura de Marketing

Estrategia del Producto: El término producto se refiere tanto a bienes físicos como a los servicios que serán comercializados dentro del entorno de Internet. El proceso de adopción del producto es similar en ambos entornos (Internet y el Tradicional), marcando la diferencia fundamental el lugar y las herramientas, que en el caso de Internet son de orden tecnológico y para las cuales no existe una enseñanza previa o aprendizaje progresivo sino hasta el momento en que se incursione en la red de redes, por lo cual es un aspecto a considerar para facilitar el proceso al consumidor. Por su parte los tipos de producto y servicios que se quieren comercializar pueden clasificarse en: (a) Información y Datos no comerciales, cuyo interés primario no es generar dinero por esa transacción, (b) Información y datos Comerciales, con los cuales se pretende obtener algún tipo de retribución monetaria, (c) Bienes Sociales y Servicios, que funcionaría de forma similar al muestreo en el marketing tradicional y por último (d) Bienes Comerciales y Servicios, cuyo objetivo principal es el comercial.

Estrategia del Precio: El valor de intercambio de bienes y servicios en Internet reviste una importancia fundamental en su fijación. En Internet la competencia es intensiva en lo que respecta a variaciones de precio las cuales pueden ser de forma constante e inmediata. Cuando se comercializan bienes tangibles, se debe tener especial consideración por los costos de almacenamiento, embalaje y el servicio Courier, costos estos que pueden ser elevados dependiendo de las necesidades del cliente. Hay que tener presente que el cliente cuando considera la adquisición de un producto, calcula cuanto le cuesta el producto como tal, el servicio Courier y los impuestos. Otro aspecto a considerar son las formas de pagos, que pueden ser con Tarjetas de Crédito y Débito, Proveedores de Servicios, Depósitos Bancarios, Efectivo Electrónico, entre otras como Pagos Contra Reembolso, Giro Postal Telegráfico, Empresas Dedicadas a la Recepción de Divisas y Pay Pal. En cuanto a la seguridad respecta, aparte de contar con el correspondiente sistema firewall, se ha de considerar el tipo de tecnología de pago a usar, entre las cuales se pueden mencionar: SSL (Secure Socket Layer), SET (Secure Electronic Transactions) y TPV-v (Terminal Punto de Venta Virtual).

Estrategias de Distribución: Internet ha transformado el proceso en que los productos se distribuyen desde los productores hacia los consumidores, siendo que ha producido una reorganización de los canales tradicionales, y se ha convertido en un nuevo canal en sí mismo. En la distribución de muchos productos ha ocurrido una eliminación de eslabones existiendo una desintermediación y en otros casos se ha generado una reintermediación, es decir, la utilización de intermediarios que ya tienen presencia en Internet en reemplazo de intermediarios tradicionales. Las Relaciones Comerciales en Internet se realizan a través de: Tiendas Electrónicas, Centro Comerciales Electrónicos, Aprovisionamiento Electrónico, Subastas Electrónicas y Comunidades Virtuales. Por su parte se debe tener especial consideración de los Modelos de Negocios que se generan en la red, tales como: Empresa a Empresa, Empresa a Consumidor, Gobierno a Ciudadano y Consumidor a Consumidor, ésta última con gran auge. Otro punto importante a considerar es el referido a las aplicaciones para la Planificación de los Recursos de Empresa (ERP por sus siglas en inglés) y para la Gestión de la Relación con los Clientes (CRM por sus siglas en inglés), las cuales son herramientas fundamentales, permitiendo las mismas la optimización de los procesos inherentes al negocio.

Estrategias de Promoción y Publicidad: La base de la publicidad en Internet son las Estrategias Pull, que significa atraer al consumidor hacia el mensaje. Por otra parte en Internet se pueden combinar aspectos como video, audio, animación, texto y distribución inmediata de muestras, todo a disposición del cliente, para crear un lugar vivo y dinámico en el cual podrá experimentar con el producto de manera interactiva. Algo de gran relevancia y que le da a Internet un poder comunicacional sin igual es la bidireccionalidad de la comunicación, que permite recibir inmediatamente comentarios, sugerencias, dudas o cualquier información del target. Por su parte la promoción se puede realizar desde la propia página Web, actualizando constantemente la oferta, participando en concursos que premien las iniciativas en Internet, preguntando a los visitantes su opinión, ofreciendo opciones para agregar la página a favoritos mediante el browser y opciones de registro, animar a los visitantes con algún tipo de regalo, promociones o ventajas que a su vez permitan explorar la Web, pasando el mayor tiempo posible en ella, sorteos, subastas, competiciones y juegos en línea, suscripción a través de correo electrónico para recibir periódicamente ofertas y novedades. Otra forma de promoción se realiza a través de otras páginas Web, utilizando recursos tales como: Banners publicitarios, Ventanas Pop-up, email marketing, enlaces o links recíprocos, Newsgroup, Newsletter, Buscadores en Internet, Firmas en los correos electrónicos, Redes Sociales y Patrocinios en otros soportes.

Podemos afirmar entonces que el Marketing por Internet se ha consolidado como el factor fundamental de muchos negocios tradicionales, además de ser el eje en los negocios creados específicamente para su funcionamiento en Internet.

Es el Poder del Marketing en Internet de dimensiones extraordinarias, siendo que, muchas actividades que se realizaban a través de negocios fuera de Internet hoy se realizan exclusivamente a través de la gran red de redes y en un futuro se puede afirmar que la mayoría de los negocios tendrán sus bases en este gran medio.
En la actualidad anticiparse y prepararse para enfrentar cualquier eventualidad es la consigna.

El poder comprender los eventos de forma holística determinará el éxito o el fracaso tanto en el mundo físico, como en el mundo electrónico de la Internet.

Héctor Varela

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Contabilidad de Costos. Contabilidad a Base de Actividades

6 de septiembre de 2010

Todos los tipos de organizaciones necesitan alguna forma de contabilidad de costos. La contabilidad de costos es aquella parte del sistema contable que mide los costos para la toma de decisiones de los administradores y para los reportes financieros.
En un principio, los costos se registran en forma elemental (por ejemplo, reparaciones o publicidad). Luego, estos costos se agrupan de diferentes maneras para ayudar a los administradores a tomar decisiones, con respecto a aspectos como la evaluación de sus subordinados y subunidades de la organización, la expansión o supresión de productos o territorios, y la reposición de equipo.

Para facilitar las decisiones, los administradores quieren el costo de algo. Este “algo” se conoce como “objetivo del costo” u “objeto del costo”, que se define como cualquier actividad para la cual se desea una medición por separado de los costos. Ejemplos de objetivos de costos incluyen los departamentos, los productos, los territorios, los pacientes atendidos, etc.
El sistema de contabilidad de costos casi siempre incluye dos procesos:

1- Acumulación de costos: Agrupación de los costos mediante clasificaciones “naturales”, como materiales o mano de obra.
2- Asignación de costos: Seguimiento y reasignación de los costos a uno o más objetivos de costos como departamentos o productos.

Por ejemplo, primero se acumulan los costos de todas las materias primas. Luego estos se asignan a los departamentos que las utilizan y después, se asignan a los artículos específicos elaborados por estos departamentos.

Costos directos e indirectos

Una característica principal de los costos en actividades manufactureras y no manufactureras es si los costos están directa o indirectamente relacionados con un objetivo de costos en particular. Los costos directos se pueden identificar específica y exclusivamente con un objetivo de costos de manera factible en términos económicos. Por el contrario, los costos indirectos no pueden ser específica y exclusivamente identificados con un objetivo de costo dado en una manera factible en términos económicos. La clasificación de un costo como directo o indirecto también se ve influenciada por otros factores. La clave es el objetivo de costos en particular. Por ejemplo, considere el salario de un supervisor del departamento de mantenimiento de una compañía de teléfonos. Si el objetivo de costo es el departamento, el salario del supervisor es un costo directo. Por el contrario, si el objetivo de costo es un servicio como podría ser una llamada telefónica, el salario del supervisor es un costo indirecto.
Con frecuencia, los administradores quieren saber tanto los costos de operar los departamentos como los costos de los productos o servicios; los costos se asignan sin remedio a más de un objetivo de costos. Por tanto, un costo específico puede ser al mismo tiempo directo e indirecto.

Contabilidad a base de actividades

Durante fines de la década de los ochenta y principios de los noventa, muchas compañías den Estados Unidos, luchando por mantenerse al nivel de sus competidores en Japón, Alemania y otros países, adoptaron nuevas filosofías de administración y desarrollaron nuevas tecnologías para la producción. Estos cambios se acompañaron de cambios paralelos en los sistemas contables.
El enfoque primario de los cambios en las operaciones y en la contabilidad ha sido una creciente atención al costo de las actividades llevadas a cabo para producir, vender y entregar los productos de una empresa. Los sistemas de contabilidad a base de actividades (CBA) o de costos a base de actividades primero acumulan los costos de los gastos indirectos para cada una de las actividades de una organización, y luego asignan los costos de tales actividades a los productos, servicios u otros objetos de costos que causaron esa actividad. Para establecer una relación causa-efecto entre una actividad y un objeto de costos, se identifican factores de costos para cada actividad.
Considere las siguientes actividades y factores de costos de una planta de producción de electrodomésticos:

Actividad: Factor de costos
Preparación para la producción: Numero de corridas de producción
Ingeniería: Número de órdenes de cambio de ingeniería
Mantenimiento: Número de horas máquina
Electricidad: Número de kilowatt-horas

La actividad del factor de costos se mide por el número de transacciones involucradas en la actividad. Por ejemplo, en este caso, los cambios en las órdenes causan los costos de ingeniería. Por tanto, los costos de ingeniería se asignan a los productos en proporción al número de órdenes de cambio de ingeniería emitidas para cada producto. Si la producción de microondas causó el 18% de las órdenes de cambio de ingeniería, entonces los microondas deben llevar el 18% de los costos de ingeniería.
Los sistemas de contabilidad a base de actividades pueden convertir a muchos costos indirectos a costos directos, es decir, costos que se pueden identificar específicamente con objetivos de costos dados. Es por esto que los administradores prefieren más estos sistemas de costos que los tradicionales. Más y más organizaciones han ido adoptando los sistemas a base de actividades por dos razones principales. La competencia global ha incrementado la necesidad de realizar una medición precisa de los costos, y la tecnología ha reducido los costos de desarrollar y operar sistemas con muchas actividades por departamento.

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